Ordem de serviço para condomínio: manutenção organizada e chamados pelo QR Code

Por que o condomínio precisa de ordem de serviço

O síndico responde pela conservação das áreas comuns e presta contas aos condôminos. Sem registro, cada serviço vira uma conversa: quem chamou o técnico da bomba, quando o portão foi consertado, quanto custou, se a garantia ainda vale. Com a ordem de serviço, essas respostas ficam por escrito, com foto e assinatura.

• Prestação de contas: cada gasto tem a ordem, as fotos e o serviço feito.
• Histórico que não vai embora: quando muda o síndico, o zelador ou a administradora, o histórico de cada equipamento continua lá.
• Prestador cobrado pelo combinado: o que foi pedido, o que foi feito e a garantia ficam registrados.
• Nada esquecido: a manutenção que se repete aparece no calendário e avisa antes de vencer.

Chamados pelo QR Code: o morador avisa, a ordem nasce sozinha

Cole uma etiqueta com QR Code na porta da casa de bombas, no portão da garagem, no salão de festas, na academia ou em qualquer equipamento. Quem lê o QR com a câmera do celular abre o chamado na hora, sem cadastro: descreve o que está acontecendo (pode até falar, em vez de digitar), manda até cinco fotos e deixa o nome, o contato e o apartamento.

O chamado vira uma ordem de serviço aberta, com o local e o equipamento da etiqueta. O síndico recebe o aviso por e-mail, a tela inicial mostra os chamados para distribuir, e quem é da equipe toca em “pegar este chamado” para assumir.

O mesmo QR mostra os serviços já feitos naquele lugar — só o número, a situação e o que foi feito, nunca nomes, contatos ou valores. O morador vê que o problema já foi resolvido antes de abrir outro chamado.

Manutenção preventiva das áreas comuns

Boa parte da manutenção do condomínio tem data marcada. Itens que costumam ter manutenção periódica:

• bombas de recalque e de piscina;
• portões automáticos e cancelas;
• elevadores;
• extintores e equipamentos de combate a incêndio;
• para-raios;
• caixas d’água e reservatórios;
• gerador, quadros elétricos e iluminação;
• jardim, piscina e playground.

A frequência de cada um depende do equipamento, do fabricante e das normas que se aplicam. Com a ordem que se repete — toda semana, a cada 15 dias, todo mês, a cada 2, 3 ou 6 meses ou todo ano —, a próxima nasce sozinha antes da data, com o checklist zerado e o mesmo responsável. E-mails avisam 3 dias antes, 1 dia antes e no dia do prazo.

Fotos, checklist e relatório para a prestação de contas

Cada ordem guarda as fotos do antes e do depois, com título e descrição, o checklist marcado, os problemas apontados e as assinaturas. O relatório sai em PDF, com o QR Code da ordem, pronto para mandar ao conselho ou anexar à prestação de contas.

Quando o técnico encontra algo errado — um vazamento, um disjuntor aquecendo —, ele aponta o problema no item do checklist, com foto. O síndico recebe o aviso por e-mail, e o problema fica marcado até alguém resolver.

Os valores de cada ordem ficam somados por mês no financeiro, com a data do pagamento e a planilha para baixar.

Equipe própria, prestadores e administradoras

• Zelador e equipe de manutenção: cada um com o próprio login no celular. O síndico vê o tempo de cada serviço e, se quiser, onde a pessoa estava ao iniciar e ao finalizar.
• Prestadores de fora: recebem o link da ordem ou o relatório pelo WhatsApp, sem precisar de acesso ao sistema.
• Administradoras e síndicos profissionais: a mesma pessoa cuida de vários condomínios e troca de um para o outro; cada um fica com a sua equipe, as suas ordens e o seu histórico.

Na casa de máquinas ou na garagem sem sinal, o que for feito na ordem fica no celular e sobe sozinho quando a internet volta.

Como começar no seu condomínio

1. Cadastre o condomínio e teste por 7 dias, sem cartão.
2. Cadastre os equipamentos e os locais das áreas comuns.
3. Crie as ordens preventivas que se repetem, com o checklist de cada uma.
4. Imprima as etiquetas com QR Code e cole nos locais e equipamentos.

Veja também como funciona a ordem de serviço de manutenção preventiva e corretiva.